Företag inom bygghandel behöver hantera många delar av verksamheten samtidigt. Inköp, försäljning, lager, ekonomi, kunddata och logistik ska fungera tillsammans, samtidigt som både lokala butiker, centrallager och proffskunder behöver få rätt information vid rätt tidpunkt. Ett affärssystem som är anpassat efter branschens arbetssätt kan därför få stor betydelse för hur effektivt verksamheten fungerar. iFenix är utvecklat för järn- och bygghandel och samlar flera centrala processer i en gemensam plattform. Genom funktioner för bland annat artikeldata, prishantering, försäljningsflöden, transportplanering, mobil kassa och B2B-handel kan systemet användas för att skapa bättre kontroll och minska onödig administration.

Ett affärssystem utvecklat för bygghandelns arbetssätt

Genesis IT har utvecklat iFenix i nära samarbete med ledande aktörer inom järn- och bygghandel. Arbetet har utgått från vardagen i butiker, centrallager och huvudkontor för att skapa funktioner som passar de behov som finns i branschen. Det innebär bland annat stöd för komplexa artikelstrukturer, volympriser, proffskundskonton och logistik, områden som är centrala för många företag inom bygghandel.

Att systemet är framtaget med branschens specifika processer i åtanke innebär att flera funktioner kan kopplas samman i samma arbetsflöde. I stället för att arbeta i separata plattformar för exempelvis inköp, försäljning, lager, ekonomi och kunddata kan informationen samlas i iFenix. Det ger en gemensam struktur för verksamheten och minskar behovet av att flytta information mellan olika system.

För bygghandeln kan detta vara särskilt relevant eftersom många delar av affären är beroende av varandra. En förändring i artikeldata eller inköpspris kan exempelvis påverka försäljning, marginaler och kundpriser. När dessa delar hanteras i samma system blir det lättare att hålla informationen samman och skapa en tydligare överblick över hur verksamheten utvecklas.

iFenix är dessutom utvecklat för kedjeföretag inom retail där flera butiker, processer och system behöver fungera tillsammans. Plattformen är flexibel och skalbar och kan användas oavsett hur kedjan är organiserad. Det gör systemet relevant både för verksamheter med lokala butiker och för företag där centrallager och huvudkontor spelar en viktig roll i den dagliga driften.

Pris artikeldata och försäljningsflöden samlas i samma system

Prissättning är en viktig del av bygghandelns vardag. iFenix har funktioner för dynamisk hantering av prisförändringar, vilket ska bidra till bättre marginaler på de produkter som säljs. När priser kan uppdateras och hanteras strukturerat blir det enklare att arbeta med förändringar utan att varje justering behöver hanteras manuellt i flera olika delar av verksamheten.

Även artikeldata kan hanteras genom automatiska funktioner. Systemet är utformat för att optimera flödet av både artikelinformation och prisförändringar. Det innebär att företag kan samla hanteringen av stora mängder produktdata och samtidigt minska risken för att olika delar av organisationen arbetar med olika eller inaktuella uppgifter.

Försäljningsflödet är ytterligare en del där iFenix samlar flera steg. Systemet stödjer processen från offert till färdig affär, vidare till fakturering och bokföring. Genom att hålla ihop dessa moment kan informationen följa affären genom hela processen i stället för att behöva registreras på nytt mellan olika system.

För företag som arbetar mycket med offerter och återkommande proffskunder kan ett sammanhängande flöde få stor praktisk betydelse. Offert, order, beställning och inleverans blir delar av samma systemmiljö. Därmed kan det bli enklare att följa affären från det första kundunderlaget fram till den ekonomiska hanteringen.

iFenix innehåller också verktyg för analys i realtid. Dessa gör det möjligt att följa hur verksamheten presterar och identifiera områden där justeringar kan behöva göras. Analysen blir på så sätt en del av den löpande driften och kan användas för att skapa bättre överblick över både försäljning och andra delar av verksamheten.

Logistik och butik kan effektiviseras i vardagen

Logistik är en central del av många bygghandelsföretag. Varor ska flyttas mellan lager, butiker och kunder, samtidigt som leveranser behöver planeras och följas. iFenix har därför stöd för transportplanering genom en särskild utkörningsfunktion som är utvecklad för att effektivisera leveranser.

När transportplaneringen ligger i samma system som övriga delar av verksamheten kan information om order och leveranser kopplas samman på ett tydligare sätt. Det minskar behovet av separata lösningar för olika moment och kan skapa bättre förutsättningar för att planera det praktiska flödet från lager till kund.

I butik finns även stöd för mobil kassa. Med mobila kassor kan säljare både visa produkter och ta betalt på olika platser i butiken. Det innebär att försäljningsarbetet inte alltid behöver vara knutet till en traditionell kassapunkt, utan kan ske närmare kunden och den del av butiken där produkterna finns.

Den mobila kassan blir därmed ytterligare ett exempel på hur iFenix försöker knyta samman det digitala systemet med den praktiska vardagen i bygghandeln. Försäljning, betalning och produktinformation kan hanteras i samma miljö och bli en del av ett mer sammanhängande arbetsflöde.

Samma princip gäller för kedjeföretag där flera butiker behöver arbeta på ett enhetligt sätt. När centrala processer ligger i ett gemensamt system blir det lättare att skapa en sammanhållen struktur mellan huvudkontor, lager och lokala enheter. Samtidigt finns möjligheten att arbeta flexibelt utifrån hur verksamheten är organiserad.

B2B webben ger proffskunder digital service

iFenix innehåller även en integrerad B2B-webb som är riktad till proffskunder. Syftet är att göra det möjligt för bygghandeln att erbjuda digital service dygnet runt och ge kunderna verktyg för att själva hantera sina inköp och projekt online.

En central funktion är kundunika priser. Företag kan arbeta med individuellt anpassade priser och rabatter för olika kunder. Det passar en bransch där proffskunder ofta har egna avtalsvillkor och där prisbilden kan skilja sig mellan olika kundrelationer.

B2B-webben innehåller också kalkylstöd för projekt. Proffskunder kan använda funktionen för att beräkna materialbehov och kostnader direkt på webbplatsen. Det skapar en digital koppling mellan kundens projekt och bygghandelns sortiment och gör att fler delar av köpprocessen kan hanteras utan att kunden behöver kontakta butiken för varje enskilt moment.

Kunderna kan dessutom få tillgång till historik för order, fakturor och offerter. Det ger en samlad överblick över tidigare affärer och gör det enklare att följa inköp och projekt över tid. Andra funktioner som anges är anpassade produktlistor, möjlighet att spara favoritartiklar och snabb återbeställning av tidigare köp.

Inloggningen kan ske med BankID, vilket ger en smidig och säker autentisering. Kombinationen av kundunika priser, orderhistorik, projektstöd och återbeställning gör B2B-webben till en integrerad del av affärssystemet snarare än en separat e-handelslösning.

För bygghandeln innebär det att den digitala kundservicen kan kopplas direkt till den interna administrationen och försäljningen. Kundens aktivitet online blir en del av samma system som lager, artikeldata, pris och orderhantering.

iFenix bygger därmed på tanken att flera av bygghandelns centrala processer ska samlas i en gemensam plattform. Genom att kombinera prishantering, artikeldata, försäljning, lager, ekonomi, logistik, mobil kassa och digital B2B-service kan systemet minska behovet av att arbeta parallellt i flera olika lösningar. För verksamheter där butiker, centrallager, huvudkontor och proffskunder behöver samverka kan det skapa en tydligare struktur och bättre kontroll över den dagliga driften.

Prismodellen är flexibel och baseras på en grundavgift, avgift per användare samt ett mindre antal tillvalsfunktioner. För vissa dokumenttyper kan även transaktionskostnader tillkomma. Eftersom olika bygghandelsföretag har olika behov lämnas inget fast standardpris, utan upplägget anpassas efter kundens förutsättningar.

Det innebär att iFenix inte bara är utformat utifrån bygghandelns funktionella behov utan även har en prismodell som kan anpassas efter verksamhetens omfattning och användning. Kombinationen av branschanpassade funktioner och en flexibel plattform gör att systemet kan användas för att förenkla flera delar av vardagen, från artikel- och prisflöden till försäljning, leveranser och service till proffskunder.